Die meisten Organisationen arbeiten heute nicht ausschließlich von einem einzigen Standort aus mit ihren Daten. Für den Zugriff aus dem Homeoffice durch die Mitarbeitenden oder aber auch für die Zusammenarbeit mit externen ist ein standortunabhängiger Zugriff auf die Daten der Organisation heutzutage unabdingbar.

Webbasierte Lösungen für den Zugriff auf Unternehmensdaten bieten eine ideale Grundlage für ein standortunabhängiges Arbeiten. Bei der Auswahl einer Lösung für die Organisation sollten folgende Punkte beachtet werden:

Integration in die zentrale Benutzerverwaltung
Die Lösung sollte sich uneingeschränkt in die zentrale Benutzerverwaltung integrieren lassen, so dass die Mitarbeitenden sich mit ihren Benutzerdaten direkt anmelden können und keine zusätzlichen Zugangsdaten benötigen.

Versionierung der Dateien
Frühere Versionen von Dateien sollten abrufbar sein, um Änderungen an Dokumenten nachvollziehen zu können und ggf. ältere Versionen wiederherstellen zu können. Diese Funktionalität kann auch einen Schutz vor Ransomware/Verschlüsselungstrojanern bieten, indem nach einem Befall der vorherige Zustand wiederhergestellt werden kann.

Webbasiertes Bearbeiten der Dokumente
Viele Lösungen stellen eine Möglichkeit bereit, Office Dokumente direkt im Webbrowser zu bearbeiten. Dies kann beim Zugriff über Computer, die über keine lokal installierte Office Applikation verfügen oder für schnelle Änderungen direkt im Webbrowser sehr hilfreich sein.

Synchronisation der Dateien auf lokale Computer
Ausgewählte Dateien und Ordner sollten sich lokal auf die Computer synchronisieren lassen, so dass sie im Dateisystem des Computers auch bei fehlender Internetverbindung zur Verfügung stehen.

Microsoft Sharepoint Online und Nextcloud Files

Microsoft Office 365 Kunden steht mit Sharepoint Online eine Dateiablage in der Microsoft Cloud zur Verfügung. Die Ausrichtung des Dienstes liegt in "digitalen Arbeitsräumen", in denen kollaborativ an Dokumenten gearbeitet werden kann. Es handelt sich also weniger um einen Ersatz für einen lokalen Dateiserver, auf dem in der Regel auch viele Archivdaten liegen, die nicht kollaborativ bearbeitet werden, sondern vielmehr um eine umfangreiche webbasierte Kollaborationslösung.

Als Open Source Lösung wird häufig Nexcloud eingesetzt. Hierbei handelt es sich ebenfalls um eine webbasierte Lösung zur Dateiablage und Zusammenarbeit. Dokumente lassen sich zeitgleich über den Webbrowser bearbeiten und eine Synchronisation der Daten auf lokale Computer ist komfortabel für alle gängigen Betriebssysteme möglich. Nextcloud kann um viele Module erweitert werden und somit webbasierte digitale Arbeitsräume für Teams in der Organisation bereitstellen.