Die Kommnikationslösung Microsoft Teams ist Bestandteil der Office 365 Umgebung und vereint in der Benutzeroberfläche viele der Office 365 Dienste zentral an einer Stelle. Dreh- und Angelpunkt ist jedoch die Kommunikation in den Teams der Organisation.

Insbesondere durch die COVID-19 Kriese wurde in vielen Organisationen Microsoft Teams als Kommunikationslösung für die Arbeit im Homeoffice eingeführt. Hierbei bestand häufig großer Zeitdruck bei der Einführung der Lösung und Schulung der Mitarbeiter und es wurden elementare Schritte bei der Implementierung nicht beachtet, was im Nachgang zu einem größeren Aufwand in für die IT führte. Wir möchten an dieser Stelle auf einige Aspekte hinweisen, die für eine gelungene Einführung in unseren Augen wichtig sind und die häufig übersehen werden:

Den Umfang von Microsoft Teams kennen und berücksichtigen
Microsoft Teams im Kontext von Office 365 dient als Schnittstelle / Benutzeroberfläche für mehrere Elemente der Gesamtumgebung. Viele Benutzer von Microsoft Teams wünschen sich Gruppen, in denen sie in Kanälen zu Themen kommunizieren können. Diese Gruppen machen die Orgranisation von Gesprächsthemen einfacher, bringen jedoch einige Konsequenzen mit sich. Eine Office 365 Gruppe in Teams erstellt zugleich eine Sharepoint Website, ein Exchange Postfach und ggf. weitere Funktionen wie Planner, etc. Hierbei kann es schnell zu einer großen Anzahl an Office 365 Sharepoint Websites kommen, welche von der IT berücksichtigt und gewartet werden sollten. Auch kann das Erstellen von Gruppen wie "Geschäftsführung" durch einen Mitarbeitenden dazu führen, dass die E-Mailadresse geschaeftsfuehrung@meine-organisation.de erstellt und der Office 365 Gruppe zugewiesen wird.
Wir empfehlen daher, das Erstellen von neuen Gruppen einem (kleinen) geschlossenen Benutzerkreis zu ermöglichen und ggf. automatische Namensrichtlinien für Office 365 Gruppen zu aktivieren.

Mitarbeitende befähigen
Auch wenn die Verwendung von Microsoft Teams für IT-affine Mitarbeitende relativ selbsterschließend ist, so empfehlen wir dennoch, ausgiebiges Schulungsmaterial und ggf. Präsenzschulungen für die Mitarbeitenden in der Organisation anzubieten. Als Grundlage hierzu kann beispielsweise die Microsoft Teams Videoschulung dienen:

Microsoft Teams-Videoschulung
Schulung: Schauen Sie sich diese Videos an, um Ihrer Schule, Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation zu helfen, Microsoft Teams zur Videokonferenz und für die Remote-Arbeit zu nutzen und Teams professionell zu nutzen.

Neben Microsoft Teams in der Office 365 Umgebung stehen auch viele Open Source Lösungen zur Team-Kommunikation zur Verfügung, eine davon stellen wir Ihnen beispielsweise hier vor.